会社を作ると、労務管理や勤怠管理、情報管理や日々のやりとりなど、バックオフィスの機能が必要になります。しかし人を何人も雇う余裕もありません。
昨今はこれらを安く提供してくれるSaaS(software as a service)が数多く存在し、我々を力強くサポートしてくれます。
そんな日々お世話になっているバックオフィスシステムをご紹介したいと思います。
スタートアップに転職してもうすぐ一ヶ月というところ、25日になっても給料払われない…とそわそわしました。そこで内定時の契約条件見直したら、給料の支払いは翌月となっていました。あーびっくり、そして今月は収入が無いことを遅ればせながら理解しました。労働条件はこのように後から思わぬ形で影響することがあります。
新入社員で入った大企業では入社した4月から、研修しかしていないにも関わらず、給料がしっかり払われていたためそれが当たり前だと思っていました。しかし、翌月から支払いというのは通常ですし、ボーナスもしばらく出ません。転職すると最初の方は金銭面では厳しくなることが通常と考えておいたほうがよいでしょう。
労務管理: SmartHR
社手続きや雇用契約がペーパーレスで終了します。そんでもって従業員情報は一元管理が可能。年末調整やら給与明細の処理もこれで済みます。UIも優れており、操作もしやすいです。
50人以下のスモールプランだと、月額550円／人従業員というプランがあります。
経理＋労務: マネーフォワード クラウド
会計、確定申告、請求書、経費管理、給与、勤怠とこれ一本でカバーされたサービスです。
経理でない私が関わるところでは以下。
勤怠管理
毎日の勤怠をつけるウェブサービスです。何時に出勤し、何時に退勤したかを自分で打刻します。打刻自体を高頻度で忘れれるのですが、その場合は後からまとめて入力ができます。
今まで使ったシステムの中で最も優れていたのは、パソコンのオンオフのタイミングで自動的に出退勤の時間をカウントするというものでした。ズボラな人間には助かります。
「ジョブカン」「king of time」と他のサービスも使用しましたが、使い勝手に大きな違いはありません。結局忘れる人間は打刻を忘れます。
上述のどのサービスでも基本的な機能は実装されており、シフト管理や有給の管理もできます。。
マネーフォワードの利用料金は、ビジネス版の場合会社単位で5980円/月です（キャンペーンで30人以下が無料のときもありました）。スモールビジネスのプランだと3人までしか使えないので、こちらの方が良いでしょう。
SmartHRとの連動性もよさそうです。
Office 365: データ管理・コミュニケーション
言わずと知れたMicrosoftのオフィス。
いくつかプランがありますが必要十分なプランは「Office 365 Business Standard 」でしょうか。
月額1360円／人
Word、Excel、PowerPointが加えるプランです。また以下のアプリケーションは利用価値が高いです。
- Teams：社内コミュニケーションツール、Slackのようなビジネスチャットツール。社内の連絡にメールは使用せず基本的にTeamsを使用します。チャットも電話、会議もできます。
- One Drive：社内のデータ保管用途で活躍します。社内のクラウドサーバーがこちらになります。社内外へのファイル共有もできます。Teams経由で社内にファイル共有がしやすいです。Teamsで設定された権限内で閲覧権限が決まるため、情報管理も容易です。
- One Note：打ち合わせのメモや社内規定等をまとめたドキュメントとして管理しています。こちらも共有はTeamsで行います。
Officeは多くの日本企業で使われており慣れていると思いますので自然に導入しやすいと思います。クラウドに拡張されたことで、データ管理や社内コミュニケーションの機能も担うようになりました。IT系企業を中心にGoogle系のアプリケーションを使うことでも同様の機能を得ることができ、こちらはG-Suitというサービス名になっております。
私の感覚では、Microsoft系の方がワードやエクセルといったアプリケーションが使いやすく、日本企業で多く使われているため汎用性が高いです。一方でGoogle系の方が、クラウド連携は優れており、即時反映とファイルの同時編集時におけるストレスは低いです。
法人格を超えてパートナー企業とTeamsを直接つなげるということも可能なため（ゲスト参加という形）、こういった使い方もできます。
自分の携帯やパソコンからもOffice 365にログインすれば仕事環境に入れるため、BYOD（Bring your own device）が実現します。どこにいても仕事ができる環境ということで大変便利です。
モバイル端末貸与: どんなときもWifi
国内使い放題 月額3480円/台
モバイルWi-Fiについての説明は不要な気がしますが、全社員にWi-Fiを貸与という方法を採用しています。社用携帯を持たせるのが一般的な気がしますが、通話は不要で無制限のネット接続を可能にするという意味では有力な選択肢です。
一方問題として、「電話はどうするのか？」ということがあるのですが、具体的に困る人がまだ出ていないため一旦個人持ちになっています。
社内関係の電話はTeamsで電話でき、社内では固定電話があるため、頻度の低い電話対応を行う環境も一応はありませう。こういう自由度はベンチャーならではだと思いました。
なお、モバイルルーターは海外に持って行っても1日1280円（国によるが多くがこの料金）で使えるため、短期の海外出張はこのまま使える便利さもあります。
大企業からスタートアップへ転職した著者が見たリアルについて様々な記事を書いており、以下はそのまとめページですのでぜひ御覧ください（転職について、組織論、マーケティング、ITなど）。
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